Alarmeren is het urgent oproepen of informeren van personen tijdens een calamiteit of crisissituatie. Het kan dan gaan om het gelijktijdig alarmeren van één of meerdere groepen/personen. Daarom is het belangrijk dat de alarmeringsmethode gemakkelijk, snel en effectief is. Onderstaande tips kunnen u een vliegende start geven bij het uitdenken, inrichten of verbeteren van uw alarmeringsmethode.
Voordat een alarmering wordt verstuurd, moet besloten worden dat dit noodzakelijk is. Een crisis of calamiteit komt meestal onverwacht. Daarom is het van belang om vast te leggen wie bepaalt of er sprake is van een crisis. In veel gevallen ligt dit mandaat op het directieniveau.
Wanneer spreken we van een incident? En wanneer van een crisis? Kan de afdeling dit incident zelf afhandelen of moet er worden opgeschaald? Organisaties vinden het vaak lastig om concreet te maken wanneer er sprake is van een crisis. Daarbovenop kan het zo zijn dat er verschillende opschalingsniveaus bestaan binnen uw organisatie. Om te zorgen voor uniformiteit in de beslissing om wel of niet op te schalen en tot welk niveau van uw crisisorganisatie, kunt u gebruik maken van een escalatiematrix.
Tijdens een alarmering is het essentieel dat de contactgegevens van te alarmeren personen of groepen up-to-date zijn. Vaak zijn deze gegevens al bekend bij uw afdeling personeelszaken (HR). Dus zorg dat u hier toegang toe heeft.
Zorg dat u weet welke teams en rollen binnen uw crisisorganisatie gealarmeerd of opgeroepen moeten worden. Dat kan per incident of crisis verschillen. Een goede gedachtenoefening is om op te schrijven welke teams en rollen nodig zijn tijdens een fysieke crisis, zoals een brand, en welke nodig zijn tijdens bijvoorbeeld een cybercrisis, zoals een ransomware-situatie.
Wie start de alarmering? Wie monitort de vooruitgang van de alarmering? Hoe moeten personen reageren als zij worden opgeroepen? Bij wie moeten zij zich melden? Dit zijn allemaal vragen die tijdens een crisissituatie voor vertraging of onduidelijkheid kunnen zorgen. Maak daarom duidelijke afspraken in de voorbereiding.
Voor meer praktische tips en handvatten voor het verbeteren van uw crisisorganisatie, klik hier!
