Je hebt veel aandacht gestoken in het schrijven van jouwcrisisplan. Maar uiteindelijk gaat het erom wat jouw crisisorganisatie doet als er daadwerkelijk een crisis plaatsvindt. Hoe voorkom je dat jouw crisisplan in een la belandt? Hoe zorg je ervoor dat jouw crisisorganisatie het crisisplan goed gebruikt tijdens een crisis? In dit artikel geef ik je tips voor hoe je jouw crisisplan van papier naar actie brengt.
Het start natuurlijk altijd met bewustwording; weten de leden van jouw crisisorganisatie dat er een crisisplan is? Laat hen weten dat er een crisisplanis en wat daarin staat. Vertel hen ook waarom de organisatie een crisisplan heeft, zodat het belang van dit plan helder is voor iedereen.
Het is natuurlijk nóg mooier als je de leden van jouw crisisorganisatie kunt betrekken tijdens het ontwikkelen van het crisisplan. Vraag hen bijvoorbeeld wat zij terug zouden willen zien in het crisisplan. Vraag ze om feedback op conceptversies van het plan. Zo zorg je ervoor dat zij zich betrokken voelen en dat het niet alleen ‘jouw document’ wordt.
Een goed crisisplan moet actiegericht zijn om tijdens een crisis effectief te kunnen zijn. Overweeg om je crisisplan te splitsen in een beleidsdeel en een actiegericht deel. Het actiegerichte deel bevat bijvoorbeeld taakkaarten, schema’s en voorbereide acties. Door deze structuur wordt het crisisplan niet alleen een beleidsplan, maar ook een praktisch plan voor het handelen tijdens een crisis.
Zorg ervoor dat het crisisplan altijd up-to-date beschikbaar is. Papieren plannen zijn lastig actueel te houden, dus doe dit bij voorkeur digitaal. Zorg ervoor dat je een back-up mogelijkheid hebt voor als bijvoorbeeld door een ICT-storing het crisisplan ook niet meer beschikbaar is.
Het is belangrijk dat alle leden van de crisisorganisatie weten waar zij het plan kunnen vinden en hoe zij toegang kunnen krijgen tot de relevante documenten. Om te voorkomen dat men moet zoeken in een uitgebreid crisisplan, kun je het beste het plan opknippen in losse documenten. Taakkaarten kunnen bijvoorbeeld als losse documenten worden opgeslagen. Met de juiste crisismanagementsoftware kun je ervoor zorgen dat de juiste crisisdocumenten beschikbaar zijn voor degenen die ze nodig hebben voor hun specifieke crisisrol. Dit voorkomt dat mensen moeten zoeken in een lijst met documenten.
Laat het crisisplan altijd terugkomen in de OTO-activiteiten (opleidingen, trainingen en oefeningen). Zo zorg je ervoor dat iedereen leert hoe het crisisplan kan helpen bij het managen van een crisis.
Tijdens crisistrainingen is het altijd goed om te verwijzen naar relevante onderwerpen die in het crisisplan staan. Voorafgaand aan eenoefening van het crisisteam kun je de meest relevante onderdelen van het plan behandelen en eventuele onduidelijkheden wegnemen. Je kunt ook een OTO-activiteit organiseren waarbij je met een aantal personen stap voor stap het plan doorneemt aan de hand van een crisisscenario.
De beste manier om het crisisplan te integreren in je crisistraining, is door hier leerdoelen voor op te stellen. Die zorgen ervoor dat je duidelijk voor ogen hebt wat iedereen uit de training of oefening moet halen.
Wil jij een vliegende start maken met de ontwikkeling van jouw crisisplan? Klik op deze link om ons Gratis Template Crisisplan te downloaden.
