Over ons
Crisissituaties vragen om snel en goed gecoördineerd handelen. Het Ommelander Ziekenhuis Groningen ontdekte dat traditionele crisisregistratie met Excel en papieren flapovers te langzaam en onoverzichtelijk was en schakelde daarom in 2016 over op CrisisSuite. Marcel Scholte, adviseur bedrijfscontinuïteit, vertelt over zijn ervaringen:
"Het was voorheen lastig om overzicht te houden, vooral voor crisisteamleden die niet fysiek aanwezig waren. Het terugzoeken van informatie bleek tijdrovend, en slechts één persoon kon tegelijkertijd in het Excel-bestand werken."
"Een van de grootste verbeteringen is het netcentrisch kunnen werken. Alle partijen in het crisisteam hebben direct toegang tot de informatie die tijdens een crisisoverleg in CrisisSuite wordt gezet. Dit betekent dat besluiten en acties real-time inzichtelijk zijn en niet meer achteraf gecommuniceerd hoeven te worden."
Dankzij CrisisSuite kan het crisisteam acties direct vastleggen en toewijzen aan de verantwoordelijke personen. "Zonder dat er na een overleg nog iemand achteraan moet om opdrachten uit te zetten, worden taken real-time doorgestuurd naar verantwoordelijken. Dit bespaart veel tijd. Tijdens een volgend overleg kunnen we eenvoudig zien welke acties al zijn uitgevoerd. Hierdoor kunnen we sneller door onze crisisbesprekingen heen en houden we meer tijd over voor scenario-denken."
Daarnaast wordt de software ook gebruikt voor het opschalen van onze crisisorganisatie: "Wanneer zich een crisis voordoet, zetten we de module Alarmeren van CrisisSuite in om crisisteams en medewerkers snel en efficiënt te informeren of op te roepen via sms.”
Tijdens de coronapandemie was CrisisSuite een essentieel hulpmiddel. "We gebruikten het voor de dagelijkse overleggen van het crisisbeleidsteam (CBT) en werkten met meerdere operationele teams die elk een eigen onderwerp behandelden. Besluiten uit het CBT werden direct zichtbaar voor de operationele teams, zodat iedereen snel op de hoogte was van de te nemen maatregelen."
Bij onverwachte incidenten, zoals stroomuitval, bewees CrisisSuite opnieuw zijn waarde. "Toen de stroomvoorziening vanuit de leverancier werd onderbroken en we zonder elektriciteit kwamen te zitten, konden we onze noodprocedures direct activeren en vastleggen in CrisisSuite. Dit gaf ons helder inzicht in de genomen beslissingen en de bijbehorende verantwoordelijken."
Ook tijdens de CrowdStrike-crisis, waarbij veel organisaties tijdelijk geen toegang hadden tot hun systemen, bood CrisisSuite uitkomst. "Omdat CrisisSuite losstaat van onze eigen IT-omgeving, konden we het gewoon blijven gebruiken zolang er internetverbinding was. Terwijl onze ICT platlag, bleef CrisisSuite operationeel, waardoor we de situatie goed konden managen."
Het systeem speelt ook een rol bij de jaarlijkse 'Black Building'-test, waarbij het ziekenhuis van het stroomnet wordt afgesloten om te controleren of alle noodsystemen naar behoren werken. Daarnaast ondersteunt het systeem bij grootschalige ICT-updates, waarbij mogelijk continuïteitsverstoringen kunnen optreden.
De samenwerking met Merlin wordt door het Ommelander Ziekenhuis als zeer positief ervaren. "Merlin is een betrouwbare partner die snel reageert op vragen en suggesties. Ze staan open voor ideeën van klanten en denken serieus na over verbeteringen. Als een idee binnen CrisisSuite past, wordt het vaak doorgevoerd."
