Er kan flinke verwarring ontstaan als het niet duidelijk is of er sprake is van een crisis. Het is daarom verstandig om vast te leggen wie het mandaat heeft om te besluiten of er sprake is van een crisis, en of er moet worden opgeschaald. Meestal ligt dit mandaat op het directieniveau of bij de Raad van Bestuur.
Vaak is het handig als er overleg plaatsvindt voordat er wordt opgeschaald; bijvoorbeeld tussen de crisiscoördinator en een dienstdoende directielid. De crisiscoördinator heeft dan een adviserende rol en het directielid neemt het besluit om wel of niet op te schalen.
Aangezien een crisis op ieder moment kan ontstaan, is het van belang er altijd iemand beschikbaar is die dit mandaat heeft. Zo ontstaat er geen chaos of onduidelijkheid tijdens vakanties, weekenden of avonden. Zorg ervoor dat de contactgegevens van de persoon met het mandaat beschikbaar zijn en dat deze bereikbaar is. Door het opstellen van bijvoorbeeld piketroosters zorg je ervoor dat er altijd iemand beschikbaar is met deze bevoegdheid.
Nog even een tip: Schakel een vast telefoonnummer door naar een dienstdoende directielid. Zo hoeft niemand op te zoeken wie dienstdoende is en wat de juiste contactgegevens zijn en kan er altijd naar dat vaste telefoonnummer gebeld worden.